Actualizado en septiembre de 2026.
Para hacer una factura siendo autónomo debes incluir un número correlativo, la fecha, tus datos y los del cliente (nombre, NIF y domicilio), la descripción del servicio con su precio sin IVA, el tipo y la cuota de IVA y, si facturas un servicio profesional a una empresa o a otro autónomo, la retención de IRPF (15 %, o 7 % en tus primeros años). Lo exige el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Y a septiembre de 2026 VeriFactu todavía no es obligatorio: tras dos aplazamientos, para los autónomos llega el 1 de julio de 2027.
Qué datos debe llevar una factura completa
El artículo 6 del Reglamento de facturación enumera los datos obligatorios. Estos son los que te afectan en el día a día:
| Dato | Qué poner |
|---|---|
| Número y serie | Correlativo dentro de cada serie, sin saltos ni duplicados (2026-001, 2026-002…) |
| Fecha de expedición | El día en que la emites, y la fecha de la operación si es distinta |
| Tus datos | Nombre y apellidos, NIF y domicilio |
| Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF y domicilio |
| Descripción | Qué has hecho, con precio unitario sin IVA y descuentos |
| Tipo de IVA | 21 %, 10 % o 4 %; si está exenta, el artículo de la ley que lo ampara |
| Cuota de IVA | El importe del IVA, por separado |
| Menciones especiales | «Inversión del sujeto pasivo», «régimen especial del criterio de caja»… solo si se aplican |
La retención de IRPF no está en esa lista, pero en la práctica siempre se refleja porque cambia el importe que te pagan. Puedes añadir forma de pago, IBAN o vencimiento.
Plantilla de factura con los campos obligatorios
Ejemplo de un diseñador con más de tres años de alta que factura a una empresa:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Factura n.º | 2026-042 |
| Fecha de expedición | 30 de septiembre de 2026 |
| Emisor | Nombre y apellidos · NIF · domicilio |
| Cliente | Razón social · NIF · domicilio |
| Concepto | Diseño de identidad visual: 1 ud. × 1.000,00 € |
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | 210,00 € |
| Retención IRPF (15 %) | -150,00 € |
| Total a pagar | 1.060,00 € |
| Forma de pago | Transferencia a tu IBAN, a 30 días |
El cálculo siempre es base, más IVA, menos retención, y la retención se calcula sobre la base. El IVA lo ingresarás en el modelo 303 del trimestre y la retención la ingresa tu cliente en su modelo 111. Tienes los plazos en nuestro calendario fiscal para autónomos de 2026.
Numeración y series
La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Puedes reiniciarla cada año si incluyes el año en la serie y usar series distintas si hay motivo (dos actividades, por ejemplo). Son obligatorias series separadas para las rectificativas, para las facturas que emite tu cliente en tu nombre y para las simplificadas si en el mismo año también emites completas. Una factura emitida no se borra ni se reutiliza su número: si hay un error, se corrige con una rectificativa.
El IVA en tus facturas
La mayoría de servicios profesionales llevan el 21 %; hay tipos del 10 % y del 4 % para bienes y servicios concretos, y algunas actividades están exentas (determinados servicios sanitarios o de enseñanza, entre otros). Si facturas a una empresa de otro país de la UE con NIF-IVA válido, normalmente no repercutes IVA: pones «inversión del sujeto pasivo», declaras la operación en el modelo 349 y necesitas estar en el Registro de Operadores Intracomunitarios. Con clientes de fuera de la UE depende del servicio: confírmalo con tu gestoría.
Retención de IRPF: cuándo 15 % y cuándo 7 %
La retención se aplica a actividades profesionales (sección segunda del IAE: consultores, diseñadores, abogados…) y solo cuando el cliente es una empresa o un autónomo. A un particular no se le aplica, y las actividades empresariales, como el comercio, en general tampoco la llevan.
- 15 %: tipo general.
- 7 %: el año en que empiezas la actividad profesional y los dos siguientes, si no ejerciste ninguna el año anterior al inicio.
El 7 % exige que comuniques por escrito a tu cliente que cumples el requisito, y él debe conservar esa comunicación firmada (artículo 95 del Reglamento del IRPF). Si acabas de empezar, repasa cómo darte de alta como autónomo.
Cuándo tienes que emitir la factura
En el momento de la operación. Si el cliente es empresario o profesional, tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente al devengo: un trabajo terminado el 20 de octubre puede facturarse hasta el 15 de noviembre. Por eso muchos autónomos emiten una factura mensual por cliente.
Factura simplificada
La factura simplificada (el antiguo ticket) se puede emitir cuando el importe no supera los 400 €, IVA incluido, o hasta 3.000 € en sectores concretos (comercio minorista, hostelería, transporte de personas, peluquería, aparcamientos, entre otros), y también para rectificar. Lleva número, fecha, tu NIF y nombre, el tipo de servicio, el tipo de IVA y el total. Si el cliente es una empresa y lo pide, debes añadir su NIF y domicilio y la cuota de IVA por separado. Si trabajas sobre todo con empresas, emite siempre factura completa.
Facturas rectificativas
Son obligatorias cuando una factura no cumple algún requisito, cuando el IVA se calculó mal o cuando cambia la base imponible (descuentos posteriores, devoluciones, operaciones anuladas o impagos en los términos de la Ley del IVA). Se hacen así:
- Emite una nueva factura en la serie de rectificativas, sin tocar la original.
- Identifica la factura rectificada y explica qué cambia.
- Indica el importe de la rectificación o los datos correctos.
Hay que emitirla en cuanto conozcas el error y como máximo en los cuatro años siguientes al devengo.
Cuánto tiempo guardar las facturas
Las emitidas y las recibidas, durante el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria: cuatro años desde que termina el plazo de la declaración. Quien lleva contabilidad según el Código de Comercio debe guardar la documentación seis años, y por prudencia muchas gestorías recomiendan ese plazo a todos. El formato electrónico vale si garantiza integridad y legibilidad.
VeriFactu: qué es y cuándo es obligatorio de verdad
VeriFactu es el nombre popular del Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023). No cambia lo que dice la factura: regula los programas con los que se emite. El software tendrá que generar un registro de cada factura encadenado con el anterior, para que no se puedan borrar o alterar sin dejar rastro, e imprimir un código QR. Puede funcionar en modalidad VERI*FACTU, enviando cada registro a la Agencia Tributaria, o sin ese envío, con requisitos técnicos adicionales.
| Norma | Sociedades | Autónomos y resto |
|---|---|---|
| Real Decreto 1007/2023 (fecha inicial) | 1 de julio de 2025 | 1 de julio de 2025 |
| Real Decreto 254/2025 (primer aplazamiento) | 1 de enero de 2026 | 1 de julio de 2026 |
| Real Decreto-ley 15/2025 (vigente) | 1 de enero de 2027 | 1 de julio de 2027 |
El Real Decreto-ley 15/2025 se publicó en el BOE el 3 de diciembre de 2025 y fue convalidado ese mes. La nota informativa de la Agencia Tributaria de 26 de marzo de 2026 mantiene esas fechas y el texto consolidado del reglamento en el BOE no recoge cambios posteriores. Hasta entonces, usar un programa adaptado es voluntario.
A quién afecta
- Sí: autónomos y empresas que facturan con un programa informático, incluidas las aplicaciones online.
- No: quien factura solo a mano, quien está en el Suministro Inmediato de Información (SII) y quien tributa en País Vasco o Navarra.
- Word y Excel: según la Agencia Tributaria, si solo los usas para escribir, imprimir y guardar facturas no son sistema de facturación; si los automatizas para generar los libros registro, sí.
Cuando sea obligatorio, tener un programa que no cumpla se sanciona con 50.000 € por ejercicio (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria). Si vas a cambiar de programa, elige uno ya adaptado. La Agencia Tributaria ofrece también una aplicación de facturación gratuita.
Y la factura electrónica obligatoria entre empresas
Es otra obligación, que se confunde a menudo con VeriFactu. Viene de la Ley 18/2022 («Crea y Crece») y la desarrolla el Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Obligará a emitir las facturas entre empresarios y profesionales en formato electrónico estructurado (un PDF no basta) y a informar de su estado de pago.
Los plazos cuentan desde la entrada en vigor de una orden ministerial sobre la solución pública de facturación: 12 meses para quien factura más de 8 millones de euros al año y 24 meses para el resto, casi todos los autónomos. A septiembre de 2026 esa orden estaba en fase de proyecto, con entrada en vigor prevista el 1 de octubre de 2026. Si se confirma, la obligación llegaría a la mayoría de autónomos hacia octubre de 2028. Tómalo como orientativo.
Las facturas que recibes importan tanto como las que emites: sin una factura completa a tu nombre no puedes deducir el gasto ni su IVA. Lo explicamos en la guía de gastos deducibles para autónomos. Y si buscas un sitio tranquilo para llevar tus números y atender a clientes, mira nuestro coworking para autónomos en el centro de Valencia.
Facturar, cuadrar trimestres y atender a clientes se lleva mejor desde un puesto propio que desde la mesa de la cocina. En Cowork Inside tienes puesto de media jornada desde 140 € + IVA al mes, internet de alta velocidad y dos salas de reuniones, a 3 minutos de la plaza del Ayuntamiento.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer mis facturas en Word o Excel?
Sí, si incluyen todos los datos obligatorios. Usados solo para escribir, imprimir y guardar, no se consideran sistema de facturación a efectos de VeriFactu.
¿Tengo que poner retención si facturo a un particular?
No. Solo retienen las empresas y los profesionales que te pagan por una actividad profesional.
¿Qué hago si me he equivocado en una factura ya enviada?
No la borres ni la modifiques: emite una factura rectificativa en su serie propia que identifique la original y lo que cambia.
¿Desde cuándo es obligatorio VeriFactu para autónomos?
Desde el 1 de julio de 2027 (Real Decreto-ley 15/2025). Para las sociedades, desde el 1 de enero de 2027.
Fuentes
- BOE: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (texto consolidado)
- BOE: Real Decreto 1007/2023, sistemas informáticos de facturación (texto consolidado)
- BOE: Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre
- BOE: Real Decreto 254/2025, de 1 de abril
- Agencia Tributaria: nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación
- Agencia Tributaria: preguntas frecuentes sobre el ámbito de aplicación de VeriFactu
- BOE: Real Decreto 238/2026, factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales
- Agencia Tributaria: noticia sobre la facturación electrónica obligatoria
- Ministerio de Hacienda: proyecto de orden de la solución pública de facturación electrónica
- BOE: Reglamento del IRPF, artículo 95 (tipos de retención)
- Agencia Tributaria: manual de actividades económicas, retenciones
- BOE: Código de Comercio, artículo 30 (conservación de documentación)
- BOE: Ley General Tributaria (artículos 66 y 201 bis)